○宿毛市議会事務局処務規程

昭和41年12月1日

議会規程第1号

(目的)

第1条 この規程は宿毛市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務の処理並びに職員の服務等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。

(組織)

第2条 事務局に次の係を置く。

庶務係

調査係

議事係

(職の設置)

第3条 事務局に次の職員を置く。

事務局長、次長、係長、主事

2 前項に定めるもののほか、必要と認める場合は、参事、主監、総括主幹、主幹、主任、主査又は自動車運転手を置くことができる。

3 参事は、事務局長を兼ねるものとする。

4 主監、次長、総括主幹、主幹、係長、主任、主査及び主事は書記を、自動車運転手はその他の職員をもって充てる。

(職務)

第4条 参事は、議長の特命事務に従事するとともに、重要な案件の企画立案に参画する。

2 事務局長は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。

3 主監は、上司の命を受けてその分掌事務を処理し、所属職員を指揮監督する。

4 次長は、事務局長を補佐し、その分掌事務を処理するとともに所属職員を指揮監督する。

5 総括主幹、主幹、係長、主任及び主査は、上司の命を受けてその分掌事務を処理し、所属職員を指揮監督する。

6 前項の職員以外の職員は、上司の命を受けてその分担事務に従事する。

(事務分掌)

第5条 各係の事務分掌は、次のとおりとする。

庶務係

(1) 文書の収受、発送及び整理保存に関すること。

(2) 公印の管理に関すること。

(3) 儀式、交際及び接遇に関すること。

(4) 議員の身分に関すること。

(5) 官公署各団体の連絡に関すること。

(6) 職員の人事、給与、厚生及び服務に関すること。

(7) 予算の経理及び物品の購入、出納、保管に関すること。

(8) 議員報酬及び費用弁償に関すること。

(9) 議員共済及び互助に関すること。

(10) 議場及び議会関係各室の維持管理に関すること。

(11) 議長会に関すること。

(12) 自動車に関すること。

(13) その他庶務一般に関すること。

調査係

(1) 各種の調査資料の収集及び統計に関すること。

(2) 関係条例、規則等の整備に関すること。

(3) 議会図書の整理保存に関すること。

(4) 議会報の編集に関すること。

(5) 関係法令の調査研究に関すること。

(6) その他調査に関すること。

議事係

(1) 本会議に関すること。

(2) 常任委員会に関すること。

(3) 特別委員会に関すること。

(4) 協議会等に関すること。

(5) 公聴会に関すること。

(6) 議案の取扱いに関すること。

(7) 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。

(8) 議員の出欠席に関すること。

(9) 議場の整理及び傍聴に関すること。

(10) 請願及び陳情に関すること。

(11) 会議録に関すること。

(12) 議事日程及び諸般の報告事項に関すること。

(13) その他議事一般に関すること。

(特定事務の分掌)

第6条 特別の必要があるときは、事務局長は前条の規定にかかわらず、分掌を一時変更することができる。

(決裁)

第7条 議会の事務は、事務局長を通じ、議長の決裁を受けなければならない。

(専決事項)

第8条 前条の規定にかかわらず、次に掲げる事項は、事務局長において専決することができる。

(1) 職員(事務局長を除く。)の県内出張に関すること。

(2) 職員(事務局長を除く。)の時間外勤務に関すること。

(3) 職員(事務局長を除く。)の休暇及び欠勤に関すること。

(4) 議員及び職員の諸給与に関すること。

(5) 諸車の借上げに関すること。

(6) その他軽易な事項の処理に関すること。

(代決)

第9条 事務局長不在のときは次長が、事務局長、次長共に不在のときはあらかじめ指定された係長がこれを代決する。

(後閲)

第10条 代決した事務は、軽易なものを除き、代決者において後閲の標示をし、取扱者は、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。

(文書の収受並びに配付)

第11条 事務局に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、すべて庶務係において、次の各号により収受配付しなければならない。

(1) 普通文書(「親展」「秘」の表示ある文書を除く。以下同じ。)は、これを開封し、文書の余白に受付印を押し、事務局長の査閲を受けた後、主管係長に配付しなければならない。

(2) 「親展」「秘」の表示ある文書は、開封しないで受付印を押し、親展文書配付簿に記載し、議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に配付し、その受領印を受けなければならない。

(3) 電報は電信処理票により処理し、親展電報については、前号により処理しなければならない。

(4) 金券等添付の文書は、金券交付簿に記載し、第2号の例により処理しなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第12条 口頭又は電話で受理した事項は、その要領を口頭(電話)処理票に記録し、前条により直ちに処理しなければならない。

(文書の処理)

第13条 係長が文書の配付を受けたときは、即日これを処理しなければならない。

2 特別の事由により即日処理することができないもの、又は重要若しくは異例のものは、事務局長に報告し、その指揮を受けなければならない。

(文書の保管)

第14条 未結及び完結文書は、各係毎に整理し、書箱又は書棚にその区分を明示し、保管しなければならない。

(発送文書の取扱)

第15条 発送文書は、決裁後主管係において浄写し、原議とともに庶務係に回付しなければならない。

2 発送文書は、庶務係において郵便電信発送簿に記載し、処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(公印の押なつ)

第16条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、公印を省略することができる。

(文書の保存年限)

第17条 文書の保存年限は、次のとおりとし、分類は別表による。

(1) 永久(第1種)

(2) 10年(第2種)

(3) 5年(第3種)

(4) 2年(第4種)

(保存文書の持出禁止)

第18条 保存文書は、局外に持ち出してはならない。ただし、事務局長の承認を受けた場合は、この限りでない。

(勤務時間等)

第19条 職員の勤務時間、休息時間、休暇日及び休日については、市長部局の職員の例による。

(出勤)

第20条 職員が登退庁のときは、所定の出勤カードに、自らタイムレコーダーにより記録しなければならない。

(欠勤等の届出)

第21条 病気その他の事故のため欠勤、遅刻若しくは早退しようとする者は、所定のカードにより事務局長に届け出なければならない。

(外出の許可)

第22条 職員の執務時間中一時外出しようとするときは、上司の許可を受けなければならない。

(文書の発表)

第23条 文書は、上司の許可を得ないで他に示し、又は複写させてはならない。

(出張命令)

第24条 職員の出張は、出張命令票をもって命じ、出張を終えて帰庁した者は、直ちに復命しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭をもって復命することができる。

(雑則)

第25条 この規程に定めるもののほか、事務の処理及び服務については、市の規定を準用する。

附 則

この規程は、昭和41年12月1日から施行する。

附 則(昭和42年6月7日議会訓令第1号)

この訓令は、昭和42年6月7日から施行する。

附 則(昭和44年1月30日議会訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和48年3月29日議会訓令第1号)

この訓令は、昭和48年4月1日から施行する。

附 則(昭和48年5月28日議会訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和58年3月29日議会訓令第1号)

この訓令は、昭和58年3月30日から施行する。

附 則(平成5年8月19日議会訓令第2号)

この訓令は、平成5年8月20日から施行する。

附 則(平成12年3月28日議会訓令第1号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日議会訓令第1号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

別表(第17条関係)

文書保存種別分類

分類

保存種別

第1種(永久)

第2種(10年)

第3種(5年)

第4種(2年)

第1類 庶務係

公印台帳

備品台帳

共済会会員台帳

議員共済年金給付台帳

議員共済会会員資格喪失者台帳

職員その他人事に関する書類

表彰台帳

辞令簿

議員履歴台帳

歴代議長、副議長名簿

歴代常任特別委員名簿

令達番号簿

議員共済会会員資格得喪関係書類

議長会関係書類

一般庶務関係書類

予算差引票

出張命令票

特殊文書物品送付簿

議員共済関係書類

議員互助会関係書類

報酬・費用弁償請求・処理関係書類

文書収受簿

電報配付簿

親展文書配付簿

物品受払簿

発送文書件名簿

郵便・電信発送簿

出勤カード

議場管理簿

送達簿

時間外勤務命令簿

庶務に関する書類

第2類 調査係

規程、規則、例規綴

議会に関する重要先例集綴

議会資料

調査研究結果綴

議会だより綴

研修会関係書類

調査研究資料

 

第3類 議事係

議決書

会議録

委員会審査報告

委員会記録

提出議案

請願、陳情書整理簿

請願及び陳情受理簿

議員協議会記録

議会運営委員会記録

議会において行う各種選挙の投票関係書類

本会議に関する書類

委員会に関する書類

公聴会に関する書類

議会出席簿

会議録閲覧簿

傍聴票交付処理簿

委員会出席簿

発言通告書類

議事日程綴

議事に関する一般書類

宿毛市議会事務局処務規程

昭和41年12月1日 議会規程第1号

(平成25年4月1日施行)

体系情報
第2編
沿革情報
昭和41年12月1日 議会規程第1号
昭和42年6月7日 議会訓令第1号
昭和44年1月30日 議会訓令第1号
昭和48年3月29日 議会訓令第1号
昭和48年5月28日 議会訓令第3号
昭和58年3月29日 議会訓令第1号
平成5年8月19日 議会訓令第2号
平成12年3月28日 議会訓令第1号
平成25年3月29日 議会訓令第1号