第1条　文書の取扱いについては、別に定めのあるもののほかは、この規程による。

第2条　文書は、記号、番号及び年月日を記載し、市長名をもって処理しなければならない。ただし、軽易な事件は市役所名をもって処理することができる。

第3条　文体及び用語の形式は、原則として次に掲げる規定による。

第4条　文書は、原則として次のように区分する。

第5条　前条に掲げる文書の書式文例は、末尾附録のとおりとする。

第6条　条例、規則、告示、公告、通達、指令、訓令及び庁達は、総務課において各区分ごとに一連番号を付し、令達番号簿(第1号様式)を備えてこれに登録しなければならない。

第7条　この規程に定める帳簿その他諸用紙の様式は、末尾附録のとおりとする。ただし、この規程公布の日に使用中又は調整済のものについては、そのものを適宜使用し得るものとする。

第8条　本庁に到達した文書(電報を含む。)及び物品は、総務課において受領し、次の各号によって処理しなければならない。

第9条　各課に直接提出せられた文書若しくは出先において入手した文書は、各課職員が受領し、軽易なもののほか総務課において前条に準じてこれを処理しなければならない。

第10条　電話若しくは口頭による重要事件は、各課備付けの電話発受信簿(第4号様式)に要領を簡明に記述して、これを収受文書に代え処理しなければならない。

第11条　諸願届は、次の各号により処理しなければならない。

第12条　各課が配布を受けた文書であって処理以前に市長の指示を必要とするものは、供閲に付さなければならない。

第13条　文書は、期限あるものは遅滞なく処理し、期限のないものも故なくして保留し渋滞してはならない。

第14条　文書は、処理中であってもこれを私蔵することなく、課の文書として常に所在及び処理経過を明らかにしておかなければならない。

第15条　起案文書は、所定の回議用紙(第5号様式)を用い立案の顛末を明らかに知ることができる関係文書その他引照条文の写し及び参考書類を添付して決裁を受けなければならない。

第16条　起案文は、回議用紙の所定欄に立案の理由を明記するとともに本文の要点を簡明に記載して上司の判断を容易にしなければならない。

第17条　起案文書に付する記号、番号は次の各号による。

第18条　決裁は、市長の押印箇所に市長が押印若しくは署名することによって行われる。

第18条の2　市長の決裁を要する立案は、回議用紙の上部欄外に「甲」類と記載し、副市長の専決事項の立案は、「乙」類と記載し、総務課長の専決事項の立案は「丙」類と記載し、課長の専決事項の立案は、「丁」類と記載して提出しなければならない。

第19条　回議で急を要するもの若しくは機密に関する文書は、課長又は立案者が自らこれを携行して決裁を求めることができる。

第20条　回議又は供覧の文書で予算若しくは決算に関するものは、総務課又は会計課、他課に関係あるものはその課に合議又は回覧した後上司に提出しなければならない。

第21条　議会に提案する文書は、その案件に最も深い関係のある課から起案し、関係課へ合議の上市長の決裁を得なければならない。

第22条　文書は、すべて決裁を経て施行しなければならない。

第23条　文書の浄書は、所管課で浄書及び調整しなければならない。

第24条　発送文書又は物品で郵送するものは、午後3時までに総務課に回付しなければならない。

第25条　発送文書に付する記号は、「「宿」及び各課名」の頭文字を用いて設定する。

第25条の2　郵便以外の発送文書物品で重要なものは、重要文書使送簿(第6号様式)に記載し、送付先の受領印を領しなければならない。

第26条　原議は所管課において分類整理し、関係書類とともに一時保管しなければならない。

第26条の2　処理完結した文書は、完結年月日及び保存年限を記載し、別に定める文書分類基準表に従って分類し、所管課において保存しなければならない。

第27条　完結文書は、会計年度ごとに整理し、保管するものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管することが適当であるものについては、この限りではない。

第28条　文書、諸帳票及び図書の分類基準並びに保存年限は別に定める。

第29条　保存文書は、市長の許可を受けないでこれを庁外に持出すことはできない。

(文書の廃棄)

第30条　所管課は、第28条の規定による保存期間を満了した保存文書を適切な方法で速やかに廃棄するものとする。

(歴史資料の保存)

第31条　所管課は、前条の規定により廃棄する文書のうち、歴史館長と協議し、歴史資料として保存の必要があると認めた文書は、歴史館に移管するものとする。