○宿毛市文書規程

昭和30年9月12日

訓令第2号

第1章 総則

第1条 文書の取扱いについては、別に定めのあるもののほかは、この規程による。

第2条 文書は、記号、番号及び年月日を記載し、市長名をもって処理しなければならない。ただし、軽易な事件は市役所名をもって処理することができる。

2 前項の規定にかかわらず、特に職員名をもって文書を処理する必要ある場合は、市長の決裁を得て職員名を用いることができる。

3 各課(所、園を含む。以下同じ。)相互間に往復する文書並びに各課から市立学校、支所、支所連絡所に発する文書は、課長名を用いることができる。

4 支所、支所連絡所及び市立学校から発する文書は、その長の名を用いることができる。

第2章 文書の組織及び区分

第3条 文体及び用語の形式は、原則として次に掲げる規定による。

(1) 文体は「です」及び「ます」を基調とする口語を用いる。

(2) 用語は、難解の字句を避けて努めて平易にする。

(3) かな文字は、現代仮名遣いによる。

第4条 文書は、原則として次のように区分する。

(1) 条例 条例を公布するもの

(2) 規則 規則を公布するもの

(3) 告示 一般に対して告達するもの

(4) 公告 一般又は一部に対して公示するもの

(5) 通達 一般又は一部に対して処分又は意見を知らせるもの

(6) 指令 申請に対して許可、認可し、又は指令、命令するもの

(7) 訓令 庁中一般に対して職務の基本に関する規程その基準を定め命令するもの

(8) 庁達 庁中一般に対して通達するもの

(9) 告知 一般又は一部に対して収納義務を命ずるもの若しくは一定の事実を知らせるもの

(10) 上申 上司又は諸官公庁に申告するもの

(11) 申請 許可又は認可若しくは補助の指令を願うもの

(12) 具申 情状又は意見を上申するもの

(13) 陳情 情状を上申し処置を請うもの

(14) 進達 上司又は諸官公庁に提出する文書に添書を付して送達するもの

(15) 副申 進達文書に意見を付するもの

(16) 内申 上司又は諸官公庁に内申するもの

(17) 伺 上司又は諸官公庁に指揮を請うもの

(18) 諮問 一定の機関に対して意見又は助言を求めるもの

(19) 答申 上司又は諸官公庁の諮問に応ずるもの

(20) 報告 事務上の状況その他を成規により報告するもの

(21) 通知 事実を開示して通告するもの

(22) 照会 回答を求めるもの

(23) 回答 照会に応ずるもの

(24) 契約 特定の当事者との間に契約を取りかわすもの

(25) 宣誓 任命権者の面前に誓うもの

(26) 願届 一般から提出されるもの、上司又は諸官公庁に提出するもの

(27) 嘱託 事務の処理その他一定の行為を委託するもの

(28) 依頼 事務その他一定行為を頼むもの

(29) 証明 一定の事実を証明するもの

(30) 辞令、命令 任免、給与又は一定の職務を命課するもの

第5条 前条に掲げる文書の書式文例は、末尾附録のとおりとする。

第6条 条例、規則、告示、公告、通達、指令、訓令及び庁達は、総務課において各区分ごとに一連番号を付し、令達番号簿(第1号様式)を備えてこれに登録しなければならない。

第7条 この規程に定める帳簿その他諸用紙の様式は、末尾附録のとおりとする。ただし、この規程公布の日に使用中又は調整済のものについては、そのものを適宜使用し得るものとする。

第3章 文書の収受及び処理

第8条 本庁に到達した文書(電報を含む。)及び物品は、総務課において受領し、次の各号によって処理しなければならない。

(1) 親展文書(親展電報を含む。)は、封緘のまま市長宛のものは秘書に、その他のものは受信者に交付する。

(2) 前号以外の文書は、総務課で仕分けし、直ちに所管課に交付する。

(3) 2以上の課に関係ある文書は、最も重要な関係のある課へ交付する。

第9条 各課に直接提出せられた文書若しくは出先において入手した文書は、各課職員が受領し、軽易なもののほか総務課において前条に準じてこれを処理しなければならない。

第10条 電話若しくは口頭による重要事件は、各課備付けの電話発受信簿(第4号様式)に要領を簡明に記述して、これを収受文書に代え処理しなければならない。

第11条 諸願届は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 窓口限りで処理できるものは直ちに処理する。

(2) 記載事項の訂正を要するものは、親切に指導訂正せしめ処理する。

(3) 関係書類が不備なもので一応返済するものは、符せんの上、課長の押印を受けて返済する。

(4) 市の都合その他の理由により却下に属するものは、市長の決裁を受けた後市役所名をもって却下する。

第12条 各課が配布を受けた文書であって処理以前に市長の指示を必要とするものは、供閲に付さなければならない。

2 配布を受けた文書であって他の課に関係あるものは、その課に回覧しなければならない。

第13条 文書は、期限あるものは遅滞なく処理し、期限のないものも故なくして保留し渋滞してはならない。

第14条 文書は、処理中であってもこれを私蔵することなく、課の文書として常に所在及び処理経過を明らかにしておかなければならない。

第4章 起案及び決裁

第15条 起案文書は、所定の回議用紙(第5号様式)を用い立案の顛末を明らかに知ることができる関係文書その他引照条文の写し及び参考書類を添付して決裁を受けなければならない。

2 決裁を要せず市長の参考に供するために作成した文書は、その余白に「供閲」と朱記して処理する。ただし、重要な供閲文書は回議用紙を用いることができる。

第16条 起案文は、回議用紙の所定欄に立案の理由を明記するとともに本文の要点を簡明に記載して上司の判断を容易にしなければならない。

第17条 起案文書に付する記号、番号は次の各号による。

(1) 収受文書を基として起案されたものは、収受文書の番号に枝番号を付したもの

(2) 役所自らの発意によって新たに起案されたものには、発議番号

(3) 前2号の番号はいずれも文書件名簿の番号順による。

第18条 決裁は、市長の押印箇所に市長が押印若しくは署名することによって行われる。

2 宿毛市事務専決規程(昭和48年宿毛市訓令第8号)による専決事項の決裁は、課長に限り副市長以上の押印箇所に斜線を朱記して代行者の印を押すものとする。

第18条の2 市長の決裁を要する立案は、回議用紙の上部欄外に「甲」類と記載し、副市長の専決事項の立案は、「乙」類と記載し、総務課長の専決事項の立案は「丙」類と記載し、課長の専決事項の立案は、「丁」類と記載して提出しなければならない。

第19条 回議で急を要するもの若しくは機密に関する文書は、課長又は立案者が自らこれを携行して決裁を求めることができる。

第20条 回議又は供覧の文書で予算若しくは決算に関するものは、総務課又は会計課、他課に関係あるものはその課に合議又は回覧した後上司に提出しなければならない。

2 前項の規定により合議又は回覧を受けた総務課、会計課又は関係課はその案件について意見を異にするときは所管課と協議し、なお、決しないときは意見を附して上司の判定資料としなければならない。

第21条 議会に提案する文書は、その案件に最も深い関係のある課から起案し、関係課へ合議の上市長の決裁を得なければならない。

2 総務課において前項の原案に議案番号を付し、提案の手続をとる。

第5章 文書の浄書及び発送

第22条 文書は、すべて決裁を経て施行しなければならない。

第23条 文書の浄書は、所管課で浄書及び調整しなければならない。

第24条 発送文書又は物品で郵送するものは、午後4時までに総務課に回付しなければならない。

2 所管課が文書を発送しようとするときは、各課で保管する文書件名簿に登録し、記号及び番号を付して発送の手続きをとらなければならない。

第25条 発送文書に付する記号は、「「宿」及び各課名」の頭文字を用いて設定する。

2 同一の事件に関する文書は、それが完結するまですべて当初の番号をもって処理するものとする。

第25条の2 郵便以外の発送文書物品で重要なものは、重要文書使送簿(第6号様式)に記載し、送付先の受領印を領しなければならない。

第6章 文書の整理編集及び保存

第26条 原議は所管課において分類整理し、関係書類とともに一時保管しなければならない。

2 重要案件に属する原議であって他課が必要とするときは、所管課に付し原議の写を要求することができる。

第26条の2 処理完結した文書は、完結年月日及び保存年限を記載し、所定の文書分類基準に従って分類し、所管課において保存しなければならない。

第27条 完結文書は、会計年度ごとに整理し、保管するものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管することが適当であるものについては、この限りではない。

2 編集若しくは保存上必要とするときは、数年分を合し又は1年分を分冊して編集することができる。

第28条 文書、諸帳票及び図書の分類基準並びに保存年限は、別表のとおりとする。

2 保存年限の明らかでない文書は、総務課長及び所管課長において合議の上決定しなければならない。

3 前2項に規定する文書の保存年限は、完結した翌年からこれを起算する。

第29条 保存文書は、市長の許可を受けないでこれを庁外に持出すことはできない。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和34年7月27日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行し、昭和34年7月27日より適用する。

附 則(昭和36年4月1日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行し、昭和36年4月1日から適用する。

附 則(昭和58年1月20日訓令第1号)

この訓令は、昭和58年1月20日から施行する。

附 則(平成7年5月11日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月26日訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役が在職する場合においては、この規則による改正後の第5号様式中「会計管理者」とあるのは「収入役」とする。

附 則(平成24年2月27日訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年6月27日訓令第5号)

この規則は、平成24年7月9日から施行する。

別表(第28条関係)

1 文書分類基準表

 

 

A

総務

庶務

組織運営

文書

公報公聴

調査統計

議会

監査

訴願訴訟

請願陳情

選挙

 

B

人事

庶務

要員

任免

服務賞罰

給与

労務

研修

厚生

保健安全

 

 

C

財務

庶務

予算

決算

出納

市税

税外

財産

市債

公営企業会計

 

 

D

需品

庶務

普通庁費

特別庁費

通信機械

車輌船舶

公営企業用品

 

 

 

 

 

E

施設

庶務

都市計画

公用施設

道路橋梁

河川溝渠

公園緑地

港湾

下水道

公共施設

公営企業施設

 

F

公安

庶務

戸籍

住民登録

在留関連

土地家屋登記

防災

 

 

 

 

 

G

経済

庶務

農業

林業

水産業

畜産

商工業

金融

 

 

 

 

H

民生安定

庶務

援護救護

福利

労働

保健

 

 

 

 

 

 

L

教育文化

庶務

教育

文化財

観光

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 文書保存種別年限表

 

種別

第1種

第2種

第3種

第4種

 

保存年限

永久

10年

5年

1年

編纂種目

 

A

総務

1 法規集

2 令達番号簿(甲)

3 条例規則の制定改廃に関する原議

4 機密に関する書類

5 重要な儀式典礼に関する書類

6 市長会に関する書類

7 事務引継ぎに関する書類

8 重要な契約、協定及び覚書に関する書類

9 褒賞に関する書類

10 市の綜合計画に関する企画原議

11 統計表並びに一般統計の資料

12 市議会に関する重要書類

13 訴訟に関する書類

14 その他永久保存の必要があると認められるもの

1 告示、公告、訓令、通達、指令、庁達に関する原議

2 令達番号簿(乙)

3 各種会議に関する書類で特に重要なもの

4 地方自治法(昭和22年法律第67号)第122条による説明書

5 官報、県公報

6 会計、監査に関する重要書類

7 業務考査の報告に関する書類

8 慶弔記念に関する記録書類

9 事務能率及び機構の改善に関する企画原議

10 その他10年保存の必要があると認められるもの

第1種及び第2種に属さない文書又は帳票

一時の処弁に属する文書

B

人事

1 職員の名簿履歴書及び戸籍の個人事項証明書又は戸籍抄本

2 職員の採用異動解職、休職、復職に関する書類

3 職員の進退賞罰に関する書類

4 職員の恩給並びに退職金に関する書類

1 職員の研修計画並びに実施に関する書類

2 職員の給与その他勤務条件に関する書類

3 職員の扶養手当に関する書類

1 職員の身元保証に関する書類

2 職員の出張、出勤、請暇に関する書類

3 職員の超過勤務に関する書類

4 市職員組合との関係書類

5 第1種及び第2種に属さない文書及帳票

一時の処弁に属する文書

C

財務

1 予算書

2 決算書

3 会計経理の記録及び整理に関する重要な帳票

4 税務統計に関する資料

5 滞納処分に関する書類

6 市有財産の基本台帳

7 市有財産の取得及び処分に関する書類

8 借入金に関する重要書類及び帳票

1 各市の予算書及び資料

2 各市の決算書及び資料

3 資金の調達及び運用に関する書類

4 収入支出に関する証憑書類

5 税務記録及び整理に関する重要な帳票

6 税外収入の調定に関する書類

7 納税組合に関する重要な書類

8 市有財産の評価及び原価償却に関する書類

9 市有財産の登記に関する書類

10 市有財産の管理に関する重要な書類

11 地方交付税交付金算定資料に関する書類

1 予算要求編成資料

2 財政並びに資金計画表

3 収入支出に関する原票伝票その他集計に関する書類

4 税務記録及び整理に関する原票伝票

5 第1種及び第2種に属する文書及び帳票

一時の処弁に属する文書

D

需品

1 備品台帳

2 船舶車両、電話等の権利証

1 車両船舶その他重要備品の評価及び原価償却に関する書類

2 用度の需給計画に関する書類

3 船舶車両、電話用品等の購売契約に関する書類

1 用品の受払に関する帳票

2 備品機械器具の移転貸借並びに修理に関する書類

3 第1種及び第2種に属しない文書及び帳票

一時の処弁に属する文書

E

施設

1 都市計画に関する重要な書類

2 事業統計表及び統計資料

3 請負契約に関する重要な書類

4 道路、橋梁、台帳

5 国庫補助に関する書類

6 県補助に関する書類

1 都計関係委員会々議録

2 重要な調査報告及び企画原議

3 各種工事の請負入札監督及び検査に関する書類

4 市単独補助に関する書類

第1種及び第2種に属しない文書及び帳票

一時の処弁に属する文書

F

公安

1 戸籍、住民記録に関する基本台帳

2 在留関連事務に関する重要書類

3 土地家屋に関する基本台帳

4 土地家屋の異動に関する書類

5 土地家屋登記済通知に関する書類

6 地籍に関する書類

7 印鑑簿

8 人口動態に関する統計資料

1 戸籍、住民記録に関する受付簿

2 既決犯罪通知に関する書類

3 埋火葬の許可に関する書類

4 印鑑証明に関する書類

第1種及び第2種に属しない文書及び帳票

一時の処弁に属する文書

G

経済

1 経済統計表及び経済統計に関する重要資料

2 農地調整に関する重要書類

3 中小企業金融の保証

1 新農山漁村建設計画に関する書類

2 市有林の施業計画に関する書類

3 経済振興に関する重要書類

4 各種行事に関する企画原議

5 各種団体に関する重要書類

第1種及び第2種に属さない文書及び帳票

一時の処弁に属する文書

H

民生安定

1 厚生統計に関する資料及び統計表

2 生活医療扶助に関する保護書類

3 児童福祉に関する基本台帳

4 身体障害者福祉に関する基本台帳

5 国庫補助に関する書類

6 県費補助に関する書類

7 各種予防並びに予防接種に関する基本台帳

8 国民健康保険事業に関する統計資料及び統計表

9 国民健康保険に関する基本台帳

10 賃金台帳

1 生活医療を除く各扶助に関する保護台帳

2 生活保護法(昭和25年法律第144号)による保護調査記録で重要な書類

3 児童福祉に関する調査及び報告で重要な書類

4 身体障害者福祉に関する書類で重要なもの

5 各種予防に関する重要書類

6 国民健康保険に関する重要書類

7 国民健康保険税の税務記録及び整理に関する重要帳票

8 食糧配給に関する基本台帳

第1種及び第2種に属さない書類及び帳票

一時の処弁に属する文書

L

教育文化

1 観光施設整備に関する重要書類

1 観光協会に関する重要書類

2 観光に関する調査資料

第1種及び第2種に属さない文書及び帳票

一時の処弁に属する文書

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宿毛市文書規程

昭和30年9月12日 訓令第2号

(平成24年7月9日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和30年9月12日 訓令第2号
昭和34年7月27日 訓令第2号
昭和36年4月1日 訓令第2号
昭和58年1月20日 訓令第1号
平成7年5月11日 訓令第2号
平成19年3月26日 訓令第5号
平成24年2月27日 訓令第3号
平成24年6月27日 訓令第5号